電子メール管理規程
(目 的)
第 1 条 この規程は、社有のパソコン等の電子機器を用いて行う電子メールの送受信に
ついての取扱いルールについて定める。
(メールアドレス)
第 2 条
(1) 会社は、業務上の必要に応じて個人にメールアドレスを割り当てる。
(2) 前項のメールアドレスは、会社の業務についてのみ用いることとする。
(使用原則)
第 3 条
(1) 会社の電子メールシステムによる電子メールの送・受信は、業務にのみ行うこと
とする。
(2) 電子メールの送・受信を行う者は、注意事項を守り、不具合を発見したり生じさ
せたときは、責任者に連絡し、その指示により速やかに対応することとする。
(3) メール文書等の作成にあたっては、ファイルサイズに留意し簡潔明瞭を心がけ、
受信先に失礼のないよう、また不快な印象を持たれないよう、当社従業員としての
電子メール通信のマナーに十分配慮するようにする。
(4) 電子メールの送･受信は、自己の管理するパソコンを用いて自己のメールアドレス
によって行うこととし、他人のものを使用してはならない。
(5) 会社が必要と認めたときは、本人の許諾を得ずに電子メールの送･受信履歴及び
メールの内容を閲覧できることとする。
(6) 宛先を間違えて送信したり、内容違いのメールを送信した場合には、必ずその相手
方にお詫びの意思を伝えるようにする。
(7) 業務に関連する事項であっても、社内メールによって感情的な論争を行うことは
禁じる。
(保存期間)
第 4 条
(1) 送･受信した電子メールのテキストファイルは自己の管理するパソコンに6カ月間
保存するようにする。
(2) テキストファイル以外のファイルで1メガバイトを超えるサイズのものは、必要に
応じて外部記憶装置で保存することとする。
(受信チェック)
第 5 条 受信メールの見落とし防止のため、随時にメールチェックを行うこととしますが、
始業終業の前後の時間帯には必ず受信ボックスをチェックすることとする。
(ウイルス対策)
第 6 条
(1) 受信ボックスを開いて発信者又は文書タイトルの不審なメールを発見したときは、
これを開かずに書き留めたうえで削除し、直ちに周囲に伝達しかつ責任者に連絡
することとする。
(2) 受信メールの発信者に不審がない場合でも、添付ファイルのあるときには、必ず
ウイルスチェックを行い、安全を確認してから開くこととする。
(3) ウイルス検知ソフトがウイルスを感知したときは、直ちに周囲に伝達するとともに
責任者に連絡し、その指示を受けることとする。
(4) 日常的に送･受信のある相手先から、ウイルス感染メールの誤送信等の連絡 を受けた
場合、前項に準じ直ちに対応することとする。
(5) 責任者は、新種ウイルス等に対応するため、ウイルス情報及びウイルス対策ソフトの
バージョン情報等に気を配り、必要の場合には直ちに措置することとする。
(情報管理)
第 7 条 社外秘等にあたる重要情報の取扱いは、通常の機密文書等の管理と同様電子メール
によって漏洩することは厳禁とする。
(自動転送等の禁止)
第 8 条
(1) 送信を行う者は、原則として受信メールを自動転送により社外へ送信しないことと
する。
(2) 著作権者の許諾を得ないで、そのコンテンツをコピーして送信することは厳禁と
する。
(罰 則)
第 9 条 この規程に違反して社内秩序を乱し、あるいは会社に経済的な損害を与え、又は信用
を失墜させるなどの事態を生じさせた場合は、損害の賠償を求め、懲戒処分の対象に
する。
平成 29 年 5月 21日制定施行